Делопроизводственные материалы – такой вид исторических источников, которые имеют основной функцией обслуживание управляющих систем разного уровня (государство, предприятия, учреждения).
Существует 3 основных комплекса делопроизводственной документации:
- 1. Документы государственных учреждений.
- 2. Документация частновладельческих предприятий.
- 3. Документация общественных организаций и политических партий.
Кроме того, выделяют дипломатическое, судебно-следственное и военное делопроизводство.
В структуре делопроизводственной документации выделяют группу разновидностей, обеспечивающих принятие и реализацию управленческих решений, и группу разновидностей, обеспечивающих документооборот.
По содержанию документы делопроизводства делятся на:
- организационно-распорядительные;
- финансово-учетные;
- обеспечения и сбыта;
- по личному составу.
Общие принципы изучения делопроизводственной документации:
1. Установить сложную структуру госаппарата, определить все стадии перемещения (переливания) информации из одной группы документов в другую.
2. Изучение в комплексе, с учетом многократно дублирующейся информации. Принимать во внимание искажение информации на разных стадиях ее перемещения (приписки, умолчания, изменение смысла информации и пр.).
Материалы делопроизводства периода ВКЛ
Возникновение делопроизводства зависит от наличия двух основных факторов – письменности, которая создает возможность для фиксации сведений и государства, которое требует документальной фиксации отношений между отдельными людьми, группами людей, государствами. Тип государственного строя в свою очередь диктует характер делопроизводства.
ВКЛ в к. XV – XVII вв. представляло собой государственное образование со слабой централизацией, широкой автономией областей и земель и ограниченной властью великого князя. То, что многие вопросы решались на местах, на советах князя и панов-раде, на сеймах – значительно ограничивало поток дел и документов, которые поступали в центр. Но в центральном аппарата особое значение приобрела великокняжеская канцелярия, в которой получали документальное оформление почти все дела, которые в нем решались.
Собрание материалов великокняжеской канцелярии ВКЛ XV – XVIII вв., в которых содержались копии документов, выдававшихся от имени великого князя, Рады ВЛ, сеймов и др. получило название Метрика ВКЛ (или Литовская Метрика) – от лат. matricula – канцелярская книга.
Каким образом формировались книги (тетради) Метрики? На этот счет существует 3 версии:
- 1. Существовали книги с чистыми страницами, которые заполнялись по мере изготовления и выхода из канцелярии документов (версия Н. Бережкова).
- 2. Документ в канцелярии изготавливался в 2-х экземплярах, один из которых подписывался великий князем, закреплялся печатью канцлера, а второй оставался в канцелярии и вносился в книгу Метрики. Согласно этому подходу, в книги сшивались вторые экземпляры или их копии, рассортированные и переписанные (версия Т. Василевского и С. Думина).
- 3. Готовился документ, после подписания и закрепления печатью он передавался в канцелярию, где чаще всего с оригинала делалась копия, которая вносилась в книгу. Книги как самостоятельной единицы изначально не было. Копии документов записывались на отдельных листах, которые по мере накопления связывались в тетради и переплетались в книгу (версия А. Рыбакова).
До нач. XVI в. Метрика сохранялась в Трокском замке, а потом – в великокняжеской казне в Вильно вместе с финансовыми средствами и другими ценностями. Книгами Метрики распоряжался канцлер, а с 1566 г., когда была учреждена должность, подканцлер. В тот же год Метрика была разделена на 2 части – Большую и Меньшую, которые, однако, оставались равноправными составляющими одного учреждения. Некоторые книги нередко путешествовали с канцлером и дьяком за великим князем и королем польским в Польшу, вывозились в господские дворы и замки, сопровождали князя в военных походах, использовались в работе сеймов. Метрика стала основой великокняжеского, а затем главным государственным архивом ВКЛ и использовалась в юридических и справочных целях всеми субъектами права, т.е. верховной властью, государственными учреждениями, привилегированными сословиями, магистратами, церквями, этнорелигиозными общинами. На основе материалов Метрики на соответствующие запросы выдавались юридически заверенные документы (копии с копий).
На протяжении XV – XIX вв. значительная часть Метрики была утрачена. Во-первых, не сохранились канцелярские книги, составленные до 1594 г. Современные исследователи располагают только копиями с их копий. Под руководством Льва Сапеги, чтобы избежать потери Метрики вследствии обветшания книг. 20 писарей на протяжении 1594 – 1607 гг. занимались их перепиской. Специальная комиссия сенаторов ВКЛ провела сверку
документов по окончании работы и утвердила их. Старые и переписанные книги хранились раздельно. Комплект старых книг пропал. Во время войн середины XVII в. Метрика была отправлена в Пруссию, некоторые материалы по дороге пропали, некоторые были захвачены шведами (часть материалов они вернули, но часть утонула вместе с кораблями в Балтийском море). Масштабы потерь не установлены.
В середине 1760-х годов Литовскую Метрику, как и Коронную Метрику, перевезли в Варшаву. В 1777 г. согласно постановлению Постоянной Рады Литовскую Метрику стали переписывать латиницей. В1786 г. при участии королевского секретаря, историка А. Нарушевича Метрика была переплетена заново, получила дополнительный реестр, отпечатанные титульные листы на латинском языке, а также новую нумерацию.
После разделов Речи Посполитой Метрика в 1794 г. была перевезена в Санкт-Петербург. В настоящее время ее материалы сохраняются в Российском государственном архиве древних актов (ф. 389, 662 ед. хр.), отдельные книги и пергаментные акты – в Главном архиве древних актов в Варшаве, ценнейшая книга Метрики – в Национальном музее в Кракове. Отдельные книги и материалы Метрики встречаются в архивах и библиотеках Литвы, России, Польши, Украины.
В составе Литовской Метрики разнообразные документы, которые Андрей Рыбаков предлагает классифицировать, исходя из критерия функционального назначения документа, дополненного анализом содержания, формы и самоназвания:
- 1. Законодательные документы, основной функцией которых выступает законодательная.
- 2. Распорядительные документы, основной функцией которых является управленческая.
- 3. Акты – документы договорного характера.
- 4. Переписка по вопросам государственного управления, сообщения и доклады должностных лиц, основной функцией которых является коммуникативная.
Материалы Метрики дают возможность исследовать ведущие направления внутренней и внешней политики, изменения в административно-территориальной и судебной системах, законодательстве, реальную экономическую и общественную жизнь Беларуси, Литвы, Украины в составе ВКЛ, политические, торговые, культурные связи с Польшей, Россией, Латвией, Эстонией и др. странами. Особое место в Метрике занимают посольские акты, инструкции, отчеты о переговорах с Россией, Швецией, крымскими ханами, материалы военно-оборонительного характера, так называемые «пописы войска ВКЛ», и сеймовые документы.
Для комплексов делопроизводственной документации нового и новейшего времени характерны:
- 1. Бюрократизация – разрастание управленческого аппарата, что приводило к «бумаготворчеству».
- 2. Увеличение не только количества документов, но и их ассортимента.
- 3. Использование специальных бланков, стандартизация информации.
- 4. «Телефонное право» - наиболее важные решения принимались закулисно, без оформления в письменной форме.
Классификация документов делопроизводства советского периода:
- 1. Организационно-распорядительная документация (положения, уставы, правила, нормативы).
- 2. Распорядительная (решения, резолюции, приказы, инструкции, циркуляры, распоряжения, предписания, поручения, наказы).
- 3. Контрольная документация (материалы инспектирования, ревизий, проверок).
- 4. Отчетная документация.
- 5. Информационно-справочные материалы (афиши, объявления, плакаты, бюллетени).
- 6. Текущая переписка (письма учреждений и организаций, телеграммы, телефонограммы, письма граждан в учреждения).
- 7. Плановая документация.
- 8. Дипломатическая переписка (ноты, меморандумы).
- 9. Протоколы и стенограммы заседаний коллегиальных и коллективных органов, съездов, конференций.